Googleフォームとは？設定方法からスプレッドシートとの連携まで解説

Googleフォームとは

Googleフォームとは、Googleが提供するWebフォーム作成ツールです。Googleアカウントがあれば、無料で簡単に質問や問い合わせ用の入力フォームの作成ができます。

顧客満足度調査やミニテストなど様々な目的に対応しており、専門知識がなくともテンプレートを活用して直感的にフォームが作成可能なうえ、Webサイトへの埋め込みも専門知識が不要と非常に利用しやすいツールです。

フォームの回答結果をグラフで集計したり、スプレッドシートで管理したりすることもできるため、集めたデータの活用が容易な点も魅力です。

どんなときにGoogleフォームを活用できる？

実際にどんなときにGoogleフォームが活用できるのか解説していきます。

顧客アンケート

顧客アンケートを行う際にありがちなのが、製品の使い心地やサービスについての感想など「顧客に聞きたい項目」が多くなることです。しかし、回答方法が煩雑だったり項目が多すぎたりすると、顧客は「回答が面倒そうだな」と思ってアンケートへの回答を途中でやめてしまうかもしれません。

Googleフォームを利用すれば、ラジオボタンやチェックボックス形式の質問フォーム以外に、1〜5の段階で満足度などを評価する均等目盛りや、複数の質問に対して同じ選択肢を提示するグリッド選択式フォームも設定できます。その結果、スッキリとした見た目のフォームが作成でき、顧客に「簡単に答えられそうだ」という印象を与えて回答ストレスの少ないアンケートが設計できます。

使用感などを文章形式で詳しく書いてもらうための自由記述欄も設定できるため、項目によって適切な形式を選択しましょう。

回答結果もリアルタイムに円グラフや棒グラフ形式で確認でき、クリック1つでデータのダウンロードが可能です。報告書や部内での結果共有を簡単に行えるでしょう。

セミナーやイベントの申し込みフォーム

セミナーやイベントの申し込みをメールで受け付ける企業もありますが、メールでの申し込みで起こりがちなのが「必要項目への記入漏れ」です。その点、Googleフォームには必須回答欄を設定する機能があるため、フォーム送信時に必要項目への記入漏れを防げます。

また、メールで申し込みを受け取った場合、メールから必要な情報をエクセルなどに転記せねばならず、情報の整理に時間がかかります。しかしGoogleフォームをスプレッドシートと連携させれば、メールアドレスや自由記述の回答を自動で表形式に整理できます。

一覧でメールの宛先が管理できるため、容易に返信が行えるでしょう。質問項目に「セミナーを知ったきっかけ」や「興味のある内容」などを設定しておけばマーケティングにも役立ち、次回以降の集客につなげられます。

採点機能を活用したテスト

Googleフォームには採点機能もあるため、Webテストとしても利用可能です。解答ごとの点数の割り当て、解答後のフィードバックの表示、質問の順序シャッフルなどもできます。

例えば、社内研修後の理解度確認や、経営理念やコンプライアンスについての社内テストに応用できるでしょう。

もちろん解答の分析もでき、得点の平均値や誤答の多い質問なども自動で集計できます。

「回答を1回に制限」し「回答の編集を許可しない」設定にすれば、1回テストを受けて正解を知った人が再度テストを受験して高得点を取ってしまう問題も防げるでしょう。

Googleフォーム活用に大切なライティングのポイント、「言葉選び」についてまとめた下記の資料もご参照ください。

Googleフォームの特徴

Googleフォームは設置が非常に簡単なツールですが、人気の理由はそれだけではありません。機能面でも充実しているGoogleフォームの特徴を以下で解説します。

Googleスプレッドシートで自動集計できる

Googleフォームは、スプレッドシートと連携することで回答の自動集計ができます。スプレッドシートで、回答項目が表形式で整理されるので、タイムスタンプや回答者の名前、メールアドレスなどが一覧になり、簡単に顧客リストの作成や問い合わせへの返信が可能です。

スプレッドシートの「データ探索」機能を使えば、目的に合わせて回答を抽出した、より細かい独自の分析もできるでしょう。

連携の方法も簡単で、フォーム作成時に数回クリックするだけで専用のスプレッドシートが作成されます。このスプレッドシートはリンクを送るだけで複数人での共有が可能で、Googleフォームの回答がリアルタイムに反映されます。

フォームの回答内容に変更があった場合でも修正する手間がかからず、いつでも最新の状況が確認できるため、非常に便利です。

回答に応じて質問内容を分岐できる

Googleフォームでは、回答に応じて次の質問内容を変更できる条件分岐が設定できます。
例えば、ブライダル業界の市場調査であれば、まず回答者に未婚か既婚かを選択してもらうことでその後の質問ページを分離し、未婚の人には「結婚したいと思っているか」を、既婚の人には「結婚式を挙げたかどうか」をそれぞれ質問するフォームが作れます。

ユーザーの回答に合わせて、必要な項目だけの質問ページに振り分けることで、よりストレスなく回答を入力してもらえるでしょう。

フォームの設定においては、いきなり質問内容の分岐をフォームに入力すると混乱しやすいため、最初に条件分岐のフローチャートを考え、それからGoogleフォームの作成に取り掛かるのがポイントです。

レスポンシブデザインに対応している

Googleフォームはレスポンシブデザインに対応しており、スマートフォン・タブレット・パソコンのどのデバイスからでも入力しやすくなっています。

パソコンからしか入力できないフォームや、スマートフォンでは極端に表示が見にくいフォームは、ユーザーにストレスを与え離脱する確率を高くしてしまうでしょう。どのデバイスからでも簡単に閲覧・入力が行えるレスポンシブデザインは、欠かせない仕様です。

作成もデバイスを問わず可能なため、出張先や移動中にぱっとフォームを作成・送付することも簡単です。

デザイン・項目のテンプレートがある

Googleフォームには「連絡先情報」「イベント参加者アンケート」など目的に合わせたテンプレートが用意されています。テンプレートをもとに質問の追加と削除を行うことで、ゼロから作るよりも効率良くフォームが作成できるでしょう。

Googleフォームには「仕事・学校」「パーティー」など各テーマに合わせたヘッダー画像も準備されているため「テンプレートのままではイメージと合わない」際も、ぴったりの画像に変更できます。

自分で用意したオリジナルの画像をアップロードすることも可能です。また、Googleフォームではヘッダー画像を変更すると自動的に背景などの配色も調節されるため、デザインや配色の知識がなくとも見やすくおしゃれなフォームが作成できるでしょう。

出典：Googleフォーム

Googleフォームの注意点

使いやすく便利なGoogleフォームですが、注意点ももちろんあります。Googleフォームを作成する前に「目的のアンケートにはGoogleフォームが最適なのか」を確認しておきましょう。

デザインのオリジナリティに乏しい

Googleフォームにはデザインと項目のテンプレートがありますが、フォームの作成画面から変更できるのはフォントや画像、色など決まった部分のみです。

例えば「フォームの枠を変更したい」「フォームの入力場所を変更したい」など細かい部分の変更はできません。そのため、見た人に他のフォームと似通った印象を与えてしまうでしょう。

HTML・CSSを利用すればより細かいカスタマイズも可能ですが、知識が必要となるため難易度が高くなります。

「ブランドのイメージに合わせたフォームを作りたい」というニーズには合わない可能性があるため、どこまでデザインを優先したいかを考える必要があるでしょう。

郵便番号から住所を自動表示できない

多くのECサイトの入力フォームで導入されている「郵便番号による住所の自動表示」機能ですが、Googleフォームでは住所の自動表示機能はありません。

そのため、他のフォームで住所の自動表示に慣れているユーザーは入力を面倒と感じるかもしれません。

ウェビナーの申し込みに住所を回答する必要があるのかなど、住所の必要性を見直してみましょう。また、通販の申し込みなど住所や郵便番号の収集が主目的の場合は、ユーザーの利便性を考えて別のフォームを利用することも検討しましょう。

Googleドライブの容量を超えると停止する

Googleフォームでは、ファイルをアップロードする形式で回答を求めることもできます。アップロードされたファイルはGoogleドライブに保存されるため、容量を超えるとフォームが受付を停止してしまいます。

無料プランの場合Googleドライブの最大容量は15GBですが、GoogleフォトやGmailとも容量は共通です。

研修などで、フォームで課題ファイルを提出したり写真を共有したりする場合、アップロードされるファイルの大きさやGoogleドライブの残容量に注意しましょう。

高度な顧客対応はできない

Googleフォームでは顧客からの「問い合わせを受ける」ことは可能ですが「問い合わせに対しての返信」機能はありません。

サンクスメールの送信やフォームを介してのやり取りはできないため、顧客の問い合わせなどに対しての返信は別途メールなどを利用する必要があるでしょう。

また、誰が顧客に対して対応しているのか、どのような対応をしたのかなどの問い合わせ管理、集めたメールアドレスへの一斉配信など顧客管理を行いたい場合はGoogleフォームだけでは機能が足りません。MAツールやCRM（顧客関係管理）ツールといった他のサービスとの併用を、問い合わせの数から検討してみましょう。

Googleフォームの作り方と設定方法

ここからは、6ステップに分けてGoogleフォームの作り方を解説します。画像を見ながら順番に進めていきましょう。

1.GoogleアカウントからGoogleフォームを新規作成

Googleのトップページからアカウントを作成し、Googleフォームのページにアクセスします。Gmailやスプレッドシートを日常的に使っておりGoogleアカウントをすでに持っている場合は、Googleフォームにいきなりアクセスしても問題ありません。

Googleフォームのトップページ、あるいはGoogleドライブの「新規 > Googleフォーム > テンプレート」からテンプレート一覧にアクセスできます。

出典：Googleフォーム

ただし、会社用のフォームを作る場合は、個人情報保護や退職時のデータ消失防止、Googleドライブの容量などの観点から、個人アカウントではなく会社アンケート用のアカウントを新規に作成することを推奨します。

2.フォームのテンプレートを選択

「新しいフォームを作成」から、テンプレートを選択しましょう。表示されているテンプレートの中から自分の目的に近いものがない場合は、右上の「テンプレートギャラリー」をクリックすればテンプレート一覧が表示されます。

テンプレートを使用しない場合は「空白」からフォームを作成することも可能です。また、右上のパレットマークからテーマをカスタマイズできます。変更可能なのは以下の4点です。

• ヘッダー・質問・テキストのフォントとフォントサイズ
• ヘッダー画像
• テーマ色
• 背景色

自社のWebサイトとテーマカラーを揃えたり、フォームの目的に合ったデザインに変更したりと、一工夫する余地があります。

3.フォーム名を設定し、説明文を追加する

テンプレート、あるいは空白のフォームを開いたら、最初にフォーム名とフォームの説明文を入力します。わかりやすいフォーム名を設定し、その下にフォームについての説明や注意事項を書いておきましょう。

出典：Googleフォーム

4.質問と回答の選択肢を作成する

質問は右側あるいは下側に表示される「＋」アイコンから追加できます。全部で11種類ありますので、質問したい内容に合わせた形式を選択しましょう。

右下の「必須」を有効にすると、その質問の回答がないと送信ボタンを押せない設定になります。質問形式によって「回答の検証」による最小・最大文字数制限や「選択肢の順序をシャッフルする」などの設定も可能です。

「質問のインポート」を利用すれば、すでに作成した他のGoogleフォームから質問を引用することもできます。

記述式

記述式は1行以内に収まる回答、例えば名前やメールアドレスなどに向いた回答形式になります。長い回答も入力できますが見づらくなってしまうため、目安として全角20文字以上の回答が想定される場合は次の「段落」にするとよいでしょう。

段落

2行以上の記述式の回答が想定されるケースでは段落を選択しましょう。例えば「製品の使い心地」や「どのような問題が発生しているか」など、意見や感想を書いてもらうときに最適です。

ラジオボタン

ラジオボタンは複数ある選択肢の中から「1つだけ」を選択して回答する形式です。「以前当社のセミナーに参加した経験はありますか」など「はい」「いいえ」がはっきりする回答が適しています。「その他」を追加して回答者に任意の回答を記述してもらうことも可能です。

出典：Googleフォーム

チェックボックス

チェックボックスは複数の選択肢から「1つ以上」を選択して回答する形式です。「どのようにして当社のセミナーをお知りになりましたか」など、複数の回答が想定されるケースに適しています。こちらにも「その他」設定が可能です。

出典：Googleフォーム

プルダウン

プルダウンも複数ある選択肢から「1つだけ」を選択して解答する形式です。「回答者がクリックしてプルダウンメニューを開く形式なので、選択肢が多くてもスッキリして見える」「『その他』の自由記述欄が設定できない」という点がラジオボタンとの違いです。「お住まいの都道府県」など、選択肢が多い回答に適しています。

出典：Googleフォーム

ファイルのアップロード

ファイルのアップロードでは、回答者にGoogleドライブへのアップロードを許可します。

ドキュメントやスプレッドシートなど特定のファイル形式のみの許可、ファイルの数やサイズの上限などを設定する機能もあります。

履歴書やレポートの添付などに適していますが、ファイルをアップロードするには回答者もGoogleにログインしなくてはならない点、HTML埋め込み式のフォーム公開ができない点に注意が必要です。

均等目盛

均等目盛は2〜10の段階から回答者が1つを選ぶ形式です。顧客満足度など、段階評価の点数を知りたいときに向いています。

出典：Googleフォーム

選択式（グリッド）

1つの設問に対し、ラジオボタン形式の複数の小設問を設定する形式です。「製品の使用感」など、細かくいくつもの択一式の質問をしたい場合に見やすくまとめられます。

出典：Googleフォーム

チェックボックス（グリッド）

1つの設問に対し、チェックボックス形式の複数の小設問を設定する形式です。自社サービスについて「知っているもの」「利用したことのあるもの」を聞く際など、複数の選択肢が必要な質問を繰り返したいときに適しています。

出典：Googleフォーム

日付

日付をカレンダー形式で入力できます。生年月日などの入力に適しているでしょう。日付と時刻、両方を聞きたい場合もこちらで設定します。

時刻

時刻あるいは経過時間を回答できます。プルダウンメニューでは対応しづらい正確な時・分の集計に役立ちます。

5.フォームを公開する

フォームの公開には「メールの送付」「アドレスのリンクを取得」「HTMLの埋め込み」の3つの方法があります。

フォーム作成画面の右上の「送信」をクリックし、目的の送信方法をクリックしましょう。

メールの場合は送信先と件名を入力すれば送信されますし、リンクの場合はコピーをクリックすればフォームの回答画面のリンクが取得できます。HTML埋め込みの場合は、埋め込み先とフォームの内容に合わせて幅と高さを調節してからコピーしましょう。

Facebook・Twitterでの公開も可能です。公開前に「設定」から回答の編集の可不可、進行状況バーを表示するかどうかなども設定しておきましょう。

6.公開後、回答の受付を終了する

Googleフォームの回答受付を終了するには、フォーム作成画面の「回答」タブにある「回答を受付中」のスイッチをクリックします。「回答を受け付けていません」という表示になれば、そのフォームへの回答は締め切られています。

Googleフォームとスプレッドシートを連携する方法

顧客アンケートやセミナーの申し込みなど、後で回答の集計や分析が必要になる場合は、最初から回答が自動でスプレッドシートに転記されるように設定しておくと便利です。「集めたデータを簡単に活用したい」という場合のデータ連携方法を解説します。

1.データを流し込むスプレッドシートを作成

最初に、フォームの回答データを流し込むスプレッドシートを作成します。シートは「新規のスプレッドシート」と「既存のスプレッドシート」の2種類から選択可能です。

新規のスプレッドシートを作りたい場合は、フォーム作成画面の「回答」の右上にあるスプレッドシートマークから「新しいスプレッドシートを作成」を選択、作成をクリックするとGoogleフォームと連携された新しいスプレッドシートができます。

2.Googleフォームとスプレッドシートを連携

複数フォームの回答を1つのスプレッドシートにまとめたい場合など、既存のスプレッドシートにGoogleフォームのデータを転記したい場合は連携作業が必要となります（「1.データを流し込むスプレッドシートを作成」の方法で新規スプレッドシートを作成した場合は、自動的に連携まで行われているのでこの作業は必要ありません）。

フォーム作成画面の「回答」の右上にあるスプレッドシートマークから「既存のスプレッドシートを選択」を選びます。スプレッドシート一覧から、あるいは検索を利用して連携させたいスプレッドシートを選びましょう。新しくGoogleフォームマーク（紫色のマーク）の付いた「フォームの回答」というシートが増えれば成功です。

Googleフォームとスプレッドシートの連携を解除したい場合は、スプレッドシートマークの右にあるアイコンから「フォームのリンクを解除」をクリックしましょう。

3.公開前にテスト確認

フォームの表示やスプレッドシートへの表示を確認するためにも、公開前にテストしましょう。フォーム作成画面の右上にある目のマークをクリックすればテストのプレビューが行えます。

回答を送信し、フォームの「回答」画面とスプレッドシートの両方で回答が表示されているか確認しましょう。

回答の入力や変更については連携していますが、削除については連携されないため、テスト回答を削除したい場合は、フォームの回答画面とスプレッドシート両方での削除操作が必要になります。

ユーザーが後から回答を変更した場合

フォームの「回答の編集を許可する」をオンにしている場合は、ユーザーが後から回答を書き換える可能性があります。

変更された回答はリアルタイムでスプレッドシートに反映されるので、訂正の必要はありません。スプレッドシートに「返信システムがこの値を更新しました」とコメントが表示される部分が後から編集された回答です。

Googleフォームとスプレッドシートを連携させるときの注意点

Googleフォームをスプレッドシートに連携させるとデータの分析や集計が簡単に行えますが、気をつけないと情報漏洩など大きな問題を引き起こしてしまう可能性もあります。Googleフォームとスプレッドシートを連携させる場合に、チェックするポイントを解説します。

注意点1.運用途中で質問項目を追加した場合

Googleフォームの運用途中で質問項目を追加した場合、追加した質問の位置に関わらず、連携先のスプレッドシートでは追加項目は列の最後に表示されます。

例えば「質問1、質問2、質問3」を「質問1、追加質問、質問2、質問3」のように変更した場合、スプレッドシート上では「質問1、質問2、質問3、追加質問」の順番でデータが表示されます。

集計ミスやデータの操作ミスに注意しましょう。ただし、一度スプレッドシートとの連携を解除し、再度連携して新しいシートを作り直すと、質問項目と同じ順番（質問1、追加質問、質問2、質問3）でデータを蓄積できます。

注意点2.運用途中のリンク解除

運用途中でスプレッドシートとのリンクを解除してしまうと、それ以降の回答はスプレッドシートに反映されなくなってしまいます。

スプレッドシートとの連携ができていないと、回答が集計されないだけでなく問い合わせや申し込みの見落としにつながるため、クレームや顧客満足度の低下につながる可能性があります。

特に複数人で共同作業する際は、誤操作でリンクが解除されていないか定期的に確認するようにしましょう。

フォームの回答確認画面から「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにしておくのも、見落とし防止に役立つでしょう。

注意点3.共有設定ミスと個人情報の漏洩

Googleフォームそのものには、暗号化やマルウェア対策といったセキュリティ対策がされています。

しかし、連携先のスプレッドシートの共有設定を「リンクを知っている全員」にしたり、不適切な相手にもアクセス権を与えたりすると、簡単に個人情報が漏洩してしまいます。

また、共有相手にスプレッドシートの編集権があると、悪意のない誤操作によってスプレッドシートのデータが変更されてしまうこともあり得ます。共有相手とその権限について細心の注意を払う、あるいは共有用のスプレッドシートを作って必要なデータ部分だけを参照して利用する、などの手段を講じるとよいでしょう。